Kaliforniya’ da pazar araştırması yapan Radicati Group,2019 ve 2023 yıllarına bakılarak dünya çapında günlük gönderilen ve alınan e-postaların 293,6 milyardan, 347,3 milyara yükselmesiyle, gelecekte de e-posta kullanımının devam edeceğini öngörüyor. İş iletişimdeki temel unsur olan e-posta gelecekte de iş dünyasında kullanılmaya devam edilecek.
Bireysel olarak çok fazla ivme almayan fakat kurumsal olarak şirketler iş hayatında profesyonel bir e-posta formatı isterler bu durum güvenilir ve profesyonelliğin ön planda olmasını sağlar.
Kurumsal E-posta yazımında aşamalar
Konu Seçimi: belirleme aşamasında, e-postanın ana temasını açıkça ifade eden kısa öz bir konu başlığı seçilmesi gerekir. Konu başlığı karşı tarafın ilgisini çekmeli ve e-postanın genel içeriğini özetlemesi gerekmektedir.
Alıcı Belirleme: E-postanızı kimin alacağını belirleyin. Doğru kişilere doğru mesajı iletmek önemlidir. Birden fazla alıcı varsa, herkesin e-posta adresini alanlara Cc veya Bcc kullanarak doğru şekilde ayarlayın.
Hitap: E-postanıza başlamadan önce alıcıya hitap edin. Giriş sözcüğü e-postanızın tonunu belirleyen yapıdadır. Genelde “Merhaba [Alıcının İsmi]” veya “Sayın [Alıcının İsmi]” gibi formel hitaplar kullanabilirsiniz. Doğru, kısa ve öz selamlama karşı tarafın sizi doğru şekilde anlamasına yardımcı olur. İlk izlenim e-posta kutusunda olsanız bile önemli.
Giriş Paragrafı: E-postanızın giriş paragrafında, amacınızı ve neden iletişim kuruduğunuzu kısaca açıklayın. Alıcıya referansla ulaşıyorsanız, bu kısma kısa bir tanıtımla başlayabilirsiniz. Eğer alıcı sizi tanıyorsa kendinizi tanıtmadan samimi bir cümle başlangıcıyla neden iletişime geçtiğinizden bahsedebilirsiniz.
Ana İçerik: E-postanızın ana gövdesinde, iletmek istediğiniz mesajı detaylıca açıklayarak bir gövde metni oluşturun. E-postanızın amacı doğrultusunda kısa ve açıklayıcı bir ifadeyle okunabilirliğinizi artırabilirsiniz. Maddeleme kullanarak içeriğinizi daha anlaşılır hale getirebilirsiniz.
Ekler (Attachments): Eğer e-postanıza ek dosyalar ekleyecekseniz, bunu belirleyin ve e-postanın altında eklediğiniz dosyaların listesini verin. Eklediğiniz dosyaların boyutunun uygun olmasına dikkat edin.
“Kurumsal e-postalar, şirketinizin profesyonel bir imajını yansıtır.”
Kapanış Paragrafı: E-postanızı kapanış paragrafıyla bitirin. İlginiz için teşekkür edin ve gerekirse bir sonraki adımda ne olacağı hakkında bilgi verin. Nasıl başlattığınız kadar e-postanızı nasıl sonuçlandırdığınız da çok önemlidir.
İmza: Kurumsal e-postalarda genellikle standart bir imza kullanılır. İmzanızda adınız, unvanınız, şirketinizin adı ve iletişim bilgileri bulunmalıdır. E-posta imzası alıcını size olan güvenini sağlar.
Gönderme ve Düzeltme: E-postanızı göndermeden önce mutlaka imla ve dilbilgisi hatalarını kontrol edin. Gerekirse e-postayı birkaç kez okuyarak içeriğin doğru olduğundan emin olun. Emin olduğunuzda ise mesajınızı alıcıya iletebilirsiniz.
Gönderme: E-postanızı alıcıya göndermeden önce, konu başlığını ve alıcıları bir kez daha gözden geçirin ve ardından “Gönder” düğmesine basın.
Bizler Fikirmod Kreatif & Dijital Reklam Ajansı olarak çoğu zaman e-posta iletişim kanalını kullanıyoruz, bu adımları kullanarak bize ulaşabilirsiniz.